Avu teki Sastamalan kaupungille saavutettavia Word-mallipohjia sekä kirjekäyttöön että pidemmille raporttityyppisille dokumenteille. Mallit perustuivat Sastamalan kaupungin visuaaliseen ohjeeseen, mutta niissä oli oli otettu huomioon saavutettavuuden vaatimukset.
Avu toimitti Sastamalalle myös ohjeet mallien käyttöön, jotta niiden pohjalta tehdyt dokumentit olisivat mahdollisimman helppokäyttöisiä eli saavutettavia.
Dokumenttipohjien lisäksi Avu koulutti Sastamalan kaupungin henkilökuntaa tuottamaan saavutettavia Office-dokumentteja.
Sastamalan kaupunki tilasi Avulta Office-asiakirjojen saavutettavuus -koulutusta. Kokonaisuus muodostui luentotyyppisistä alustuksista ja niitä täydentävistä klinikoista, joissa käytiin läpin käyttäjien kysymyksiä. Koulutukset ja klinikat painottuivat Word- ja PowerPoint-tiedostojen saavutettavuuskysymyksiin eli helppokäyttöisyyteen.
Koulutuksia ja klinikoita järjestettiin 3+3, ja tilaisuudet toteutettiin Sastamalan kaupungin Teams-palvelussa loppuvuodesta 2020.
Avu piti Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle Office-asiakirjojen saavutettavuus -koulutusta. Koulutuksessa keskityttiin Word- ja PowerPoint-tiedostojen saavutettavuuteen. Kokonaisuus koostui luentotyyppisestä osiosta ja käyttäjien kysymyksiä käsittelevästä verkkoklinikasta. Koulutus toteutettiin Teamsissa loppuvuonna 2020.
Saavutettavuuskoulutuksen lisäksi Avu on toimittanut Valkeakosken kaupungille saavutettavan Word-mallipohjan ja myös korjannut vanhempia, verkossa julkaistavia tiedostoja saavutettavuusvaatimusten mukaisiksi.
Avu piti SASKY-koulutuskuntayhtymän opettajille ja Vahvistu verkossa -hankkeen toimijoille koulutuksia saavutettavuuden roolista opetuksessa.
Koulutuksen aiheina olivat:
Koulutukseen osallistuneet opettajat kokivat tärkeäksi saavutettavuuden huomioimisen opetuksen kaikissa vaiheissa. Officen helppokäyttöisyystyökalu kiinnosti, ja sen käyttöönotto nähtiin konkreettiseksi askeleeksi kohti saavutettavamman opetusmateriaalin tuottamista. Avustavassa teknologiassa – ja tässä tapauksessa Microsoftin oppimistyökaluissa (Learning Tools) – nähtiin paljon potentiaalia opiskelijoiden edistymisen tukemiseen.
Saskyn Jarno Haapaniemi toteaa: – Koulutuksen tavoite oli vahvistaa henkilöstön ymmärrystä saavutettavasta materiaalista sekä auttaa saavutettavamman materiaalin tuottamisessa. Tarve syntyi kahdesta suunnasta: saavutettavuusvaatimuksista ja tarpeesta vahvistaa opiskelijoiden perustaitojen tukemista. Koulutuksen tuomat opit on tuotu käytäntöön sisällön tuottamisessa sekä materiaalien päivityksessä. Koulutukseen osallistuneelle henkilöstölle syntyi hyvä kuva saavutettavamman sisällön tuottamisesta.
Saavutettavuuskoulutus pidettiin verkon kautta syksyn 2020 aikana kahteen kertaan. Koulutukset järjestettiin osana Vahvistu verkossa -hanketta. Lisäksi saavutettavuus opetuksessa -aiheesta pidettiin luento Vahvistu verkossa -hankkeen loppuseminaarissa. Lisätietoa hankkeesta: Vahvistu verkossa | SASKY koulutuskuntayhtymä.
Avu korjasi Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) sivustolle PDF-lomakkeita teknisesti saavutettaviksi. Alkuperäiset lomakkeet oli tehty tulostuksen jälkeen käsin täytettäviksi, mutta nyt niistä tehtiin verkkolomakkeita, jotka on mahdollista täyttää tietokoneella.
Lomakkeita oli kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Suomen- ja ruotsinkielisiin lomakkeisiin tehtiin tarvittavat tekniset korjaukset alkuperäiseen, taulukkopohjaiseen tiedostoon. Englanninkielisiin tiedostoihin tuotiin täytettävät kentät alkuperäisen layoutin pohjalle. PDF-lomakkeiden korjaus- ja rakennustyöt tehtiin Adobe Acrobat Pro DC -ohjelmalla.
Avun asiantuntija Mirlinda Kosova-Alija toteaa: – Paperilomakkeessa ja aidossa verkkolomakkeessa on eri logiikka ja eri rakenne, ja käyttötarkoituksen muuttaminen voi vaatia paljonkin työtä. Verkkolomakkeissa pitää olla ruudunlukijoita varten tiedot jäsennelty niin, että lomakkeen kentistä muodostuu käyttäjälle loogisesti etenevä ja käyttäjää ohjaava kokonaisuus pelkän kuulohavainnon perusteella. Verkkolomakkeessa on siis pinnan alla paljon enemmän kuin mitä pelkällä silmällä näkee!
Kynällä täytettävät paperilomakkeet ovat siistin näköisiä ja toimivat mainiosti juuri tähän tarkoitukseen, mutta niiden rakenne on saavutettavuuden kannalta ongelmallinen. Ne on useasti tehty Office-ohjelmilla niin, että suhteellisen monimutkaiseen pohjataulukkorakenteeseen on lisätty tarvittavia teksti- ja kuvaelementtejä, joiden asemointi on tehty ihmissilmälle miellyttäväksi. Näin tehdyt lomakkeet eivät kuitenkaan toimi koneluvussa, sillä niiden rakenteet eivät ole säännölliset eikä erilaisia elementtejä ole nimetty sähköisen käytön helpottamiseksi. Paperilomakkeista puuttuvat myös käyttäjää palvelevat täyttöohjeet.
Lue lisää PDF-lomakkeiden tyypillisistä ongelmista
Avun asiantuntijat ovat kouluttaneet Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöä tuottamaan saavutettavia Office-tiedostoja. Saavutettavuuskoulutukset aloitettiin keväällä 2020, ja niiden sarja jatkui syksyllä. Valmennus koostui luentotyyppisistä koulutuksista ja niihin liittyvistä klinikoista, joissa käsiteltiin käyttäjien omia dokumentteja ja etsittiin ratkaisuja saavutettavuuteen liittyviin ongelmiin.
Verkossa toteutettaviin koulutuksiin osallistui toistasataa henkilökunnan jäsentä, lähinnä hallinnosta.
Koulutuksien tueksi Avu oy:n asiantuntijat pitävät Hämeenlinnan kaupungin Teamsissa myös saavutettavuuteen liittyvää etäohjausta: käyttäjät toivat omia dokumenttejaan kanavalle, ja kysymyksiin vastattiin niin, että tieto tuli kaikkien käyttöön.
Hämeenlinnan kaupungin hallintopäällikkö Niina Kuusela toteaa: – Koulutuksen tavoite on tuottaa sähköisesti laadukkaita, saavutettavia asiakirjoja kuntalaisille. Saavutettavuuskoulutuksella haluamme varmistaa henkilöstön osaamisen.
Saavutettavien Office-dokumenttien koulutus järjestettiin verkossa Hämeenlinnan kaupungin Teams-palvelussa. Teoria-alustukseen ja käytännön esittelyyn perustuvia koulutuskertoja oli keväällä kaksi, ja niitä täydennettiin niin ikään verkossa toteutettavilla klinikoilla. Klinikoilla käytiin yksityiskohtaisemmin läpi käyttäjien omia dokumentteja, jotta saavutettavuuteen liittyviä ongelmia saatettiin korjata aidosta aineistosta.
Verkkotoimittaja Kaisa Paavilainen Hämeenlinnan kaupungin viestinnästä on tyytyväinen Teamsin käytöstä koulutuksen alustana. – Tässä on tullut samalla kertaa opittua niin saavutettavuuteen kuin tiimityöskentelyyn liittyviä uusia taitoja. Oman Teamsin hyödyntäminen sitoo koulutukset ja klinikat arkeen toisella tavalla kuin ulkopuolisella alustalla kertaluonteisesti toteutetut teorialuennot.
Avu muokkasi samassa yhteydessä Hämeenlinnan kaupungin Word-mallin saavutettavaksi ja tuotti ohjeet sen oikeanlaiseen käyttöön. Avu auttoi myös PowerPoint-pohjan korjaamisessa ja teki ohjeistuksen mallipohjan käytöstä.
– Kun tiedostot tehdään alun alkaen saavutettaviksi, korjattavaa ei jää julkaisemisen loppupäähän. Yksinkertaisista dokumenteista saadaan hyvinkin saavutettavia oikeilla malleilla ja oikeilla toimintatavoilla, sanoo Avun kouluttaja, teknisen saavutettavuuden asiantuntija Mirlinda Kosova-Alija.
Autoimme Valkeakosken kaupunkia korjaamaan sen verkkosivuilla olevat pdf-tiedostot saavutettaviksi.
Valkeakosken kaupungin julkisilla sivuilla on jonkin verran sisältöä pdf-tiedostoina. Sääntö-, taksa-, suunnitelma- ja raporttityyppisiä asioita on sivustolla tuotu käyttäjille liitetiedostoina.
Koska saavutettavuusdirektiivi koskee julkisten organisaatioiden verkkosivustoja ja niillä olevia tiedostoja, olimme avuksi tiedostojen muuttamisessa saavutettaviksi.
Palvelumme olivat seuraavat:
Valkeakosken kaupungin markkinointipäällikkö Petri Ahonen kertoo: – Tiedostoja oli usealta eri yksiköltä ja monelta eri ajalta, ja myös eri tekijöiden käsiala näkyi niissä. Nyt olemme yhden askeleen lähempänä saavutettavia sisältöjä, joskin työtä riittää niin teknisen kuin sisällöllisen saavutettavuuden saroilla!
Pidimme Teams-valmennuksen Seurakuntaopistolle.
Seurakuntaopiston koulutuspäällikkö Hanna Pulkkinen kertoo:
Tarvitsimme sparrausta O365-työvälineiden hyödyntämisessä tilanteessa, jossa henkilöstö oli siirtymässä Teamsiin. Olimme harjoitelleet Teams-sovelluksia itsenäisesti ja huomanneet, että tarvitsimme lisäkoulutusta, jotta saisimme sovelluksista mahdollisimman suuren hyödyn. Avu tarjosi valmennuspakettia, josta valitsimme meille sopivat palaset. Neuvottelu oli erittäin konsultatiivista ja ammattimaista. Lopputuloksena oli koulutus, joka antoi perusosaamisen Teamsissa työskentelemisestä ja auttoi meitä kehittämään uusia toimintatapoja.
Muutaman tunnin koulutuspaketti toimi loistavasti tilanteessa, jossa halusimme kehittää uudenlaista, yhteisen työn tekemisen mallia Seurakuntaopistossa.
Avu toteutti Järvenpään seurakuntaopistolle räätälöidyn Teams-valmennuksen. Teams-valmennuksen tavoitteena oli saada jo käyttöönotetusta sovelluksesta esiin tiimityöskentelyn parhaat hyödyt ja testatut käytänteet.
Seurakuntaopistolla oli harjoiteltu O365-palvelun ja Teamsin käyttöönottoa itsenäisesti, kukin yksilö ja tiimi kulloistenkin tarpeidensa mukaan. Pian huomattiin, että täsmällisesti tarpeisiin ja käyttötapoihin suunnattu koulutus saisi työkaluista ja työn tekemisestä parhaat tehot esiin. Neuvottelimme Seurakuntaopiston tilanteeseen sopivan ja käyttäjiä palvelevan valmennussession, joka päätettiin toteuttaa verkossa – verkkotyökaluista kun oli kyse!
Teams-valmennus aloitettiin palvelun yleisesittelyllä ja sovelluksen käyttöönotolla. Tiimin hallinnan perustehtävät käytiin läpi, minkä jälkeen siirryttiin arjen “pihviin” eli toimintoihin: keskusteluihin, tiedostoihin, muistioihin, pikaviestintään ja verkkokokouksiin. Tässä yhteydessä toimme esille sen, että Skype for Business -palvelu korvataan vuoden sisään Teamsin vastaavilla toiminnoilla, joten harjaantuminen niiden käyttöön muun tiimityön ohella on hyvä aloittaa heti. Seurakuntaopisto sai käyttöönsä myös autenttisen Teams-valmennusvideon ja linkkikoosteen käsiteltyjen aiheiden ohjeista.
Suunnittelimme ja rakensimme Punospirjo-blogin. Blogi on rakennettu WordPress-alustalle. Vaiheet olivat:
