Verkkokokoukset ovat työelämässä jokapäiväistä arkea. Usein kokoukset myös tallennetaan ja kokoustallenteet jaetaan esim. intranetissä. Kokoustallenteet palvelevat monta tarkoitusta: osallistujat voivat palata halutessaan kokouksen kulkuun, ja samoin poissaolijat voivat kelata sisällöt jälkikäteen. Kokoustallenne toimii myös dokumentaationa vaikkapa muistion lisäksi tai sen sijaan.
On kuitenkin tärkeää tunnistaa, mitkä kokoukset on tarkoituksenmukaista tallentaa, millaiseksi kokoustallenteiden käyttö ajatellaan ja miten kokoustallenteet kannattaa julkaista. On myös tärkeää ottaa tietosuoja huomioon tallentamisen aikana.
Saavutettavuusvaatimusten mukaisesti verkkopalvelussa julkaistavat videotallenteet tulee tehdä saavutettaviksi 14 vuorokauden kuluessa julkaisemisesta. Tämä vaatimus koskee niin julkisia kuin sisäisiä kanavia eli niin www-sivuja kuin intranettejä. Videoiden osalta saavutettavuus tarkoittaa yleensä sitä, että videot täytyy tekstittää.
Tallenna kokous ja lisää kokoustallenteeseen tekstitys Microsoftin palveluissa
Kun kokous pidetään Microsoft Teamsissa, se voidaan tallentaa. Kun tallenne on valmis, se siirtyy automaattisesti OneDrive for Businessiin. Tämän jälkeen kokoustallenne eli video näkyy Teamsin kokouskeskustelussa. Kun kokoustallenne on valmis, sen voi avata muokattavaksi Stream-palvelussa.
Streamilla on helppo lisätä tekstitys kokoustallenteeseen. Stream tunnistaa puheen ja muuttaa sen samankieliseksi tekstiksi. Kun automaattinen tekstitys on luotu, sitä voidaan muokata ennen videon julkaisua.
Teknisesti kokoustallenteen automaattinen tekstittäminen ja tekstityksen muokkaaminen Stream-palvelussa ei ole vaikeaa, kun Microsoft-työkalut on linkitetty toimimaan keskenään ja käyttäjä ymmärtää eri palvelujen roolin. On siis tärkeää ymmärtää kokonaisuus, jotta osaa hyödyntää kunkin palvelun parhaat ominaisuudet omaa työtään helpottaakseen.
Microsoftin 365-palvelut ovat yleisesti käytössä erilaisissa organisaatioissa. Palveluiden kaikkia ominaisuuksia ei kuitenkaan välttämättä ole otettu käyttöön, jolloin myös yhteiskäytön edut voivat jäädä saavuttamatta. Kun prosessit on suunniteltu ja käyttäjillä on osaaminen, työkaluista saadaan paras hyöty irti mekaanisten vaiheiden automatisointiin. Jos organisaatiosi tarvitsee koulutusta kokoustallenteiden tekstityksestä, olethan yhteydessä info@avu.fi.
0 kommenttia “Tehosta saavutettavuutta tekstittämällä Teams-kokoustallenteita”