Introduction

Uusin Office-paketti helpottaa saavutettavien tiedostojen tuottamista

Uusin Office-paketti helpottaa saavutettavien tiedostojen tuottamista

Monella organisaatiolla on käytössä Office-paketin vanhoja versioita, esimerkiksi Office 2016. Tässä – ja vielä vanhemmissa – versioissa helppokäyttöisyysominaisuudet ovat piilossa ja puutteellisia verrattuna uusimpiin versioihin. 

Uusimmat Office-versiot, 2019 ja 365, tarjoavat kätevät helppokäyttöisyyden tarkistus- ja korjaustyökalut, ja niiden avulla saavutettavien dokumenttien tuotanto on huomattavasti helpompaa kuin vanhemmilla versioilla.

Helppokäyttöisyystoimintojen vertailu

Seuraavassa listassa on eri versioiden eroavaisuuksia:

Dokumentin helppokäyttöisyyden tarkistaminen

Vanhemmissa versioissa helppokäyttöisyyden tarkistin -työkalu on hyvin piilossa. Se löytyy Tiedosto-valikon alta kohdasta Tiedot > Tarkista ongelmien varalta > Tarkista helppokäyttöisyys.

Uusimmissa versioissa helppokäyttöisyyden tarkistus löytyy dokumentin päävalikosta kohdasta Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys.

Kuvan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen

Vanhemmissa versioissa löytyy, kun kuva on valittu ja hiiren kakkospainikkeella valittu Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet > Vaihtoehtoinen teksti.

Uusimmissa versioissa Vaihtoehtoinen teksti löytyy suoraan hiiren kakkospainikkeen takaa.

Kuvan merkitseminen koristeelliseksi

Vanhemmissa versioissa tämä ei ole mahdollista: ei ole olemassa valintaruutua tai muuta toimintoa, josta kuvan voisi merkitä koristekuvaksi.

Uusimmissa versioissa ominaisuus löytyy Vaihtoehtoinen teksti -ikkunassa.

Sisältöelementtien järjestys PowerPointissa

Vanhemmissa versioissa lukemisjärjestys on käänteinen: listassa alimmaisena oleva elementti luetaan ensimmäisenä, ja siitä edetään järjestyksessä ylöspäin.

Uusimmissa versioissa elementtien järjestys etenee ylhäältä alaspäin loogisesti, ja siihen on helppo tehdä muutoksia.

Helppokäyttöisyysraportti, virheiden ja varoitusten korjaus

Vanhemmissa versioissa helppokäyttöisyystoiminta vain listaa virheet ja varoitukset, ja niiden korjaukset pitää etsiä ja tehdä erikseen

Uusimmissa versioissa jokainen virhe ja varoitus tarjoaa suoraan korjausvaihtoehdot ja oikotiet niiden korjaamiseen.

Uudet helppokäyttöisyysominaisuudet nopeuttavat ihmisen työtä ja varmistavat laatua

Uusimmassa Office-versioissa olevat oikotiet helpottavat ja nopeuttavat työskentelyä huomattavasti. Lisäksi uusimmissa versioissa on mahdollista pitää helppokäytöisyystarkistin-työkalu auki dokumentin työstön aikana. Tämä helpottaa saavutettavuuteen liittyvien virheiden korjaamista samalla kun niitä syntyy. Kun oppii korjaamaan ongelmia heti niiden synnyttyä, oppii myös tuottamaan saavutettavia dokumentteja alusta alkaen.

Uusi Office-versio säästää käyttäjiltä aikaa ja vaivaa, ja sillä saa varmemmin tehtyä helppokäyttöisiä dokumentteja. Mikäli lisenssit mietityttävät, uutta versiota voisi organisaatiossa tilata tunnistetuille tehokäyttäjille, jotka tuottavat työssään paljon jaettavia Office-lähtöisiä dokumentteja.

Saavutettavien dokumenttien tekeminen tai vanhojen tiedostojen korjaaminen saavutettavaksi ei ole mahdotonta, mutta vaatii paneutumista ja huolellisuutta. Kun organisaation Office-paketista on uusin versio käytössä, sisällöntuottajien on vaivattomampaa ja mukavampaa tuottaa saavutettavia dokumentteja.  

Lisätietoja Officen helppokäyttöisyystoiminnallisuuden säännöistä.

0 kommenttia “Uusin Office-paketti helpottaa saavutettavien tiedostojen tuottamista

Leave a Reply