Kun tuotetaan verkon kautta jaettavia dokumentteja, on erittäin tärkeää valita oikea “tuotanto-ohjelma”. Kun sisällöt tarjoillaan tarkoituksenmukaisessa muodossa ja tiedostoformaatti on oikea, helpotetaan myös saavutettavien dokumenttien tuottamista. Mieti siis tarkkaan:
- dokumentin käyttötarkoitus
- dokumentin käyttäjä
- formaatti, missä dokumentti jaetaan
- sisällön tyyppi ja määrä.
Esimerkiksi PowerPoint ei ole paras ohjelma monisivuisen ja yksityiskohtaisen ohjeistuksen tekemiseen ja
julkaisemiseen. Monesti tämän tyyppisen sisällön rakentamisessa turvaudutaan PowerPointiin, koska siellä on mahdollista rakentaa diojen avulla haluttua visuaalisuutta. Kuitenkin jos ohje jaellaan PDF-tiedostona, PowerPointissa saatavilla olevat sisältötyypit ja pinta-alan käyttö eivät ole saavutettavuuden kannalta edullisia. Pitkien tekstien ja kuvituskuvien “taittaminen” PowerPointilla saavutettavasti aiheuttaa lisää työtä ja pahimmassa tapauksessa hankaloittaa myös lukemista.
Lähtökohtaisesti paras lopputulos saadaan, kun valitaan oikea työkalu oikeaan tarkoitukseen.
- PowerPointilla tehdään diaesitystyyppisiä, visuaalisia ja vain rajallisesti tekstiä sisältäviä dokumentteja.
- Wordiä käytetään, kun sisältöä on enemmän ja se on tekstipainotteista.
Kummassakin ohjelmassa on hyvät puolensa ja rajoitteensa, ja saavutettavuuden kannalta pitää ottaa huomioon vielä myös lopullinen julkaisuformaatti.
Esimerkki: Jos teet PowerPointilla tiedoston, jossa on yli 21 diaa ja julkaiset sen PDF:nä, siihen pitää käydä erikseen tekemässä Acrobat DC:llä kirjainmerkit, sillä PowerPointissa automaattista sisällysluetteloa ei ole. Pitkät ja raporttityyppiset sisällöt kannattaakin tuottaa PowerPointin sijaan Wordillä, jossa saa käyttöön automaattisen sisällysluettelon: erikseen ei tarvitse käydä korjaamassa Acrobatilla tiedoston kirjainmerkkejä tai koodia eri otsikkotasojen kohdalla.
0 kommenttia “Älä tee pitkiä tekstiraportteja PowerPointilla”