Vaihtoehtoja Office-tiedostojen tallennukseen Office 365 -palvelussa on useita. Seuraavassa on vertailtu OneDrive for Business -palvelun ja Teams-palvelun käyttöskenaarioita:
Milloin tallennat dokumentin OneDriveen:
- Et aio jakaa dokumenttia.
- Oletuksena kaikki OneDrive for Business -palveluun tallennetut dokumentit ovat henkilökohtaisia. Se on hyvä paikka esim. dokumenttien luonnoksille, joiden työstöä jatkat yksin ja joita ei ole tarkoituskaan jakaa muille muokattavaksi.
- Aiot jakaa dokumentin vain yksittäiselle käyttäjälle.
- Mikään olemassa oleva Teams ei liity dokumenttiisi.
Milloin tallennat dokumentin Teamsiin:
- Haluat, että muut tiimin jäsenet näkevät dokumentin työstöprosessin ja samalla tunnistavat sen etenemisen.
- Haluat jakaa dokumentin omistajuuden myös muille.
- Kaikki muu projektiin/aiheeseen liittyvä työskentely on samassa alustassa.
- Haluat tehdä dokumenteille metadatarakenteen.
- Haluat, että dokumenttiin on muilla pääsy jatkossakin, (myös sen jälkeen kun mahdollisesti lähdet organisaatiosta.)
Helppo tapa aloittaa dokumentin työstö on tehdä tiedosto ensin OneDrive for Business -palveluun ja käsitellä sitä vain yksin. Kirjoitusprosessin edetessä dokumentin voi siirtää Teamsin dokumenttikirjastoon ja näin antaa muillekin pääsyn tiedoston muokkaamiseen. Jos aloittaa omasta OneDrivesta ja siirtyy Teamsiin, on tärkeä muistaa dokumenttien eri käyttötarkoitukset ja eriaikaiset versiot.
Yhteisen työskentelyn kannalta suositeltavampi tapa onkin luoda dokumentti heti oikeaan dokumenttikirjastoon. Näin dokumentista ei synny eri versioita, vaan olemassa on vain yksi versio, johon kaikki osalliset pääsevät kiinni, jota voidaan työstää yhdessä ja joka voidaan myös julkaista tai varastoida halutulla tavalla.
Lisätietoja tallennuspaikan valinnasta Microsoftin ohjeesta.
0 kommenttia “Tallennanko dokumentin OneDriveen vai Teamsiin?”