Avu oy

Introduction

O365 tarjoaa dokumenteille paljon tallennuspaikkoja

O365 tarjoaa dokumenteille paljon tallennuspaikkoja

Erilaisten dokumenttien luominen, muokkaaminen ja yhdessä työstäminen on iso osa jokapäiväistä työtä. Tekstejä, esityksiä, taulukoita, kommentointia, korjaamista, uudelleenkirjoitusta, versiointia… Tuttua kaikille tietotyön tekijöille!

Vaihtoehtoja dokumenttien tallennuspaikoiksi on paljon:

  • OneDrive for Business
  • Teams
  • SharePoint-työtila
  • Intranet
  • Verkkoasema
  • jne.

Jos organisaatiossa ei ole raudanlujia ohjeita ja rajattuja mahdollisuuksia tiedostojen tallentamiseen, mieti seuraavia kysymyksiä ennen tallentamista:

  • Minkä vuoksi dokumentti tehdään?
  • Mihin kokonaisuuteen dokumentti liittyy?
  • Mikä dokumentin elinkaari on?
  • Minkälaista jatkotyöskentelyä dokumentti vaatii?
  • Työstetäänkö dokumenttia sovelluksen desktop- vai mobiiversiossa?
  • Kenelle dokumentti jaetaan?
  • Jaetaanko dokumentti organisaation ulkopuolisille käyttäjille?
  • Mistä lähtisit etsimään dokumenttia, jos et muistaisi mihin se on tallennettu?

Dokumenttien etsimiseen muuten tuhraantuu organisaatioissa ihan merkittävästi aikaa. Aikaa käytetään myös oikeiden versioiden arvailemiseen, tiedostojen jakelemiseen ja muun työnkulun käsin hoitamiseen sekä kommenttien ja korjausten yhteensovittamiseen. Mitä jos tämänkin ajan voisi käyttää sisällön tuotantoon?

0 kommenttia “O365 tarjoaa dokumenteille paljon tallennuspaikkoja

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *