Saavutettavat dokumentit

Office-ohjelmia hyödynnetään paljon dokumenttien tuottamiseen. Dokumenteista saa helposti saavutettavia pienellä vaivalla: Microsoft tarjoaa hyviä toiminnallisuuksia, ohjeita, valmiita pohjia ja arviointityökaluja tähän työhön. Todella pitkälle pääsee kun käyttää ohjelmien tarjoamat tyylit.

Muistilista saavutettavien dokumenttien tekemiseen

Alla on muutamia teknisiä ohjeita, joiden avulla saat dokumentistasi mahdollisimman saavutettavan:

Värikontrasti: Tekstin ja taustavärin tarkistamiseen esim. Contrast Checker (kontrastisuhde on vähintään 4,5:1).
Fontti: Käytä saavutettavia fontteja (sans serif), esim. Arial tai Helvetica ja käytä riittävän isoa fonttikokoa.
Otsikot: Käytä aina otsikkotyylejä ja käytä niitä hierarkkisessa järjestyksessä.
Korostaminen: Korosta tekstiä tarvittaessa lihavoinnilla.
Kieli: Varmista, että dokumentin kieli (metatiedoissa) vastaa sisällön kieltä.
Dokumentin ominaisuudet: Varmista, että dokumentilla on otsikko myös metatiedoissa.
Visuaaliset elementit: Esitäkuvioissa oleva tieto tekstissä, kuvatekstissä tai vaihtoehtoisena tekstinä.
Esitysdiat: Merkitse dian elementeille lukemisjärjestys. Tee jokaiselle dialle yksilöivä otsikko.
Muut tyylit: Määritä tekstirivien väli väljäksi (esim. 1,5).
Hyödynnä luetteloita ja valitse tyyli, joka on helppo havaita.
Älä tee järjestelmässä olevaan linkin tyyliin muutoksia, vaan käytä oletustyyliä.

Saavutettavasti.fi-sivusto tarjoaa hyviä ja yksityiskohtaisia ohjeita dokumenttien saavutettavuuden varmistamiseen:
Saavutettavat asiakirjat: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-tiedostot/
Word: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-tiedostot/word/
PowerPoint: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-tiedostot/powerpoint/
PDF: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-tiedostot/pdf/

Myös Microsoft tarjoaa hyviä ohjeita dokumenttien saavutettavuuden varmistamiseksi:
Accessibility guide for PowerPoint: https://templates.office.com/en-us/accessibility-guide-tm16401486 
Word ja Excel: https://support.office.com/en-us/article/get-accessible-templates-for-office-ca086caa-2bd2-4ac8-8c12-4cd495bd4d76 

Saavutettavuusdirektiivissä mainitaan toimisto-ohjelmistojen tiedostomuodoista Microsoft Office, Open Office ja LibraOffice. (Kaksi jälkimmäistä ovat avoimen lähdekoodin vastineita kaupalliselle MS:lle.) Direktiivi kattaa myös PDF-dokumentit. Lisätietoja aiheesta “Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta” https://www.saavutettavasti.fi/tietoa-saavutettavuudesta/lainsaadanto/ 

Tarvitseeko sinun organisaatiosi apua saavutettavien dokumenttien tuottamiseen? Ota yhteyttä, autamme mielellämme!
info@avu.fi
044 2412 596

Lue lisää: Apuvälineita dokumenttien saavutettavuuden arviointiin