Saavutettava Word-dokumentti: 10 käskyä

Wordilla on mahdollista tehdä saavutettava dokumentti.

1. Mieti, mihin tarkoitukseen ja kenelle lukijalle kirjoitat sisältöä juuri tässä muodossa. Määritettele, mitä pyrit saamaan lukijassa aikaan. Suunnittele dokumentin rakenne ja sisältö. Ajattele jäsennys mahdollisimman hyvin tekstin lukijaa palvelevaksi: mitä tekstinä, mitä kuvana, mitä listana, mitä taulukkona jne.
2. Kerää aineisto ja tuota selkeä sisältö. Älä vielä huoli siitä, miltä dokumentti näyttää, vaan keskity selkeään, ymmärrettävään ja loogisesti jäsennettyyn sisältöön, joka auttaa käyttäjää saavuttamaan tavoitteensa. Nimeä dokumentti sisältöä kuvaavasti.
3. Kun kirjoitat tekstiä, käytä dokumenttipohjan tyylejä. Jos työpaikalla ei ole dokumenttipohjaa, käytä Wordin valmiita tyylejä. Käytä leipätekstiin normaalia tyyliä (jossa saavutettava ja riittävän iso fontti sekä riittävä riviväli ja tasaus vasemmalla). Tee lyhyitä kappaleita ja käytä väliotsikoita juoksuttamaan tekstiä. Käytä eritasoisia otsikoita loogisessa järjestyksessä jättämättä tasoja välistä. Käytä luetelmissa eli listoissa listatyyliä ja tarvittaessa automaattista numerointia.
4. Tee teksti tekstinä. Älä käytä kelluvia tekstilaatikoita, sillä niiden asemointi muuhun tekstiin vaikeuttaa saavutettavuutta. Älä tuo tekstisisältöä kuvamuodossa tiedostoon. Älä kikkaile WordArtilla tai muilla tehosteilla. Älä piilota olennaisia sisältöjä ylä- tai alatunnisteeseen tai ala- tai loppuviitteisiin.
5. Tee tarvittavat tekstimuotoilut. Painota asioita lihavoinnilla, älä vaikealukuisella kursivoinnilla tai linkkiä muistuttavalla alleviivauksella. Älä käytä tekstissä äläkä otsikoissa pelkkiä suurakkosia, sillä ne ovat vaikeita lukea, ja ruudunlukija saattaa tulkita ne isokirjainlyhenteiksi ja lukea kirjaimen kerrallaan.
6. Käytä taulukoita silloin, kun asioita ei voi esittää muuten. Älä piirrä taulukkoa, vaan lisää se. Tee taulukolle otsikkorivi ja yhteenveto, jota kone voi lukea. Varmista, että sisällöt ovat taulukon sarakkeissa oikeassa järjestyksessä.
7. Käytä kuvia, sillä ne rikastuttavat sisältöä. Tasaa kuva tekstin tasoon. Tee kuvalle vaihtoehtoinen teksti eli alt-teksti, joka täydentää muuta sisältöä, on koneluettavissa ja kertoo, mitä kuvassa näkyy.
8. Viimeistele ulkoasu vasta sitten, kun koko asiakirja on valmis. Kun olet käyttänyt tyylejä, ulkoasun muotoilu tai muutosten tekeminen on nopeaa.
9. Täytä dokumentin metatiedot. Lisää otsikko, joka kertoo, mistä sisällössä on kyse ja merkitse dokumentin kieli samaksi kuin mitä sisällön kieli on.
10. Tarkista dokumentin helppokäyttöisyys ja korjaa mahdolliset virheet. Korjaa myös varoitukset, jos mahdollista.

Saavutettavuuden sudenkuoppia on koottu postaukseen Näin teet saavuttamattoman Word-dokumentin. Älä vaan missään tapauksessa lue sitä.