Näin järjestät onnistuneen etäistunnon

Tähän blogipostaukseen on koottu koeteltuja vinkkejä onnistuneen etäistunnon järjestämiseen. Etäistunto voi olla etäpalaveri, webinaari, etäopetus tai mikä muu tapaaminen tahansa.

Ennen etäistuntoa

• Valmistele etukäteen etäistunnon kutsu ja jaa osallistujille ohjelma.
• Ilmoita osallistujille hyvissä ajoin, jos istunnossa tarvitaan kuulokemikrofonisetti tai web-kamera.
• Ilmoita osallistujille riittävän ajoissa mahdollisista ennakkotehtävistä.
• Valitse tila, joka toimii parhaiten etäistunnon tavoitteiden näkökulmasta.
• Varmista, että työympäristösi on rauhallinen, jotta voit keskittyä etäistuntoon eikä mahdollinen taustamelu häiritse sinua itseäsi tai muita osallistujia.
• Testaa laitteesi – mikrofoni ja kamera – joka kerta ennen istuntoa.
• Jos jaat videota, varmista etukäteen miten se näkyy osallistujille ja kuuluuko videon ääni.
• Mieti, onko kameran käyttö välttämätöntä. Videon käyttäminen saattaa heikentää nettiyhteyttä ja näin ollen etäistunnon laatu voi kärsiä.
• Pohdi, tarvitsetko kollegaa apuun esim. chat-viestien seuraamiseen ja niihin vastaamiseen
• Tee kaikki mahdolliset asetukset etukäteen (esim. oletuksena mikit mykistettynä ja kamerat pois päältä).
• Etäistunnon ajaksi laita muut ohjelmat älä häiritse -tilaan, jotta ilmoitukset eivät häiritse näytön jakamista. Sulje myös sähköposti ja estä ilmoitukset etäistunnon ajaksi.Valmistele etukäteen etäistunnon kutsu ja jaa osallistujille ohjelma.

Etäistunnon aikana

• Toivota osallistujat tervetulleiksi esim. yhdellä dialla, johon on myös jaettu etäistunnon käytännöt. Näin osallistujilla on hetki aikaa tutustua niihin ennen sen aloittamista.
• Ota huomioon, että osallistujien laitteiden säätöön kuluu alussa aikaa.
• Kun varmistat, että äänesi kuuluu, kirjoita kysymys myös chattiin: Kuuluuko ääni?
• Pienellä porukalla voi pyytää “ääninäytteet” kaikilta osallistujilta.
• Jos osallistujia on pienehkö määrä, voit aloittaa kevyesti kuulumisten vaihtamisella ja johdatella näin itse asiaan.
• Etäistunnon vetäjänä ilmoita selkeästi heti aluksi yhteisistä käytännöistä:
  • Miten puheenvuorot pyydetään?
  • Onko puheenvuoroilla aikarajoja?
  • Miten osallistujat vastaavat kyselyihin?
  • Miten yhteistä chattiä käytetään?
  • Miten non-verbaalisia toimintoja (esim. peukku) käytetään?
• Myös mahdollisen pienryhmätyöskentelyn osallistujilla on oltava selkeät ohjeet:
  • Mitkä ovat ryhmän roolitukset (puheenjohtaja, sihteeri jne.)? 
  • Mitkä ovat ryhmätyöskentelyn tavoitteet? 
  • Mitä konkreettisia tuloksia tuotetaan?
  • Miten tulokset tehdään? 
  • Miten tulokset jaetaan? 
• Varmista etäistunnon aikana, että pysytään aikataulussa.
• Lopuksi voit kerätä osallistujien kokemukset chatin, äänen tai kevyen kyselyn avulla. 
• Jos tiedossa on seuraava kerta, alusta jo sen tavoitteisiin ja silloita tekemistä jatkoon.

Etäistunnon jälkeen

• Voit testata opitun ymmärtämisen esim. palautelomakkeen kautta.
• Jaa osallistujille etäistunnon aikana käytetty materiaali ja mahdollinen tallenne.