MS Word vai Adobe Acrobat Pro DC saavutettavien pdf-dokumenttien luomiseen?

Wordilla voi tehdä saavutettavia pdf-tiedostoja, kun 

• dokumentti on pelkistetty ja tekstipohjainen, 
• siinä on käytetty tyylejä (oikein) ja 
• pdf-version tallennus on tehty oikein. 

Mutta Wordilla pääsee vain tiettyyn pisteeseen saakka.

Adobe Acrobat Pro DC:n avulla pystytään luomaan mahdollisimman saavutettavia tiedostoja paljon tarkemmalla tasolla kuin Wordia käyttämällä. DC tarkistaa dokumentista metatasolla asioita, joita Wordin helppokäyttöisyyden tarkistus ei tuo esiin: esim. dokumentin otsikko, taulukoiden yhteenvedot, erityyppiset linkit, tarkempi värikontrastin varmistus, dokumentin lukemisjärjestys sekä erilaisten visuaalisten elementtien vaihtoehtoiset tekstit (joissain tapauksissa Officen tarkistus ohittaa näitä). 

Tarkistuksista DC suorittaa suurimman osan automaattisesti, mutta osan se kehottaa käyttäjä tarkistaa manuaalisesti. Manuaalisesti tarkistettavia ovat mm. värikontrastit ja dokumenttisisällön järjestys. DC:sta saa jokaisesta tarkistetusta dokumentista myös käytettävyysraportin, jossa on yksilöity tarkastuskohdat ja niiden tila.

Kokemukseni mukaan erittäin hyvin Wordissa tehty pdf ei tarvitse DC:ssä kuin manuaalisen värikontrastien ja lukemisjärjestyksen kuittauksen, mutta jos tiedostoissa on kikkailtu esim. tekstilaatikoilla, kuva/teksti-asemoinnilla, osien vaihdoilla tai taulukoiden sisäisillä taulukoilla, tarkistus tuo esiin paljon korjattavaa! Onneksi DC ohjaa käyttäjä ja tarjoaa hyvät ohjeet dokumentin korjausprosessin aikana.
Jos olet muuntamassa office-dokumentti pdf:ksi ja sinulla on käytössä DC-ohjelma, suosittelen, että teet muunnoksen DC:llä. Kokemuksieni mukaan näin toimimalla tulee vähemmän korjattavaa.

Kuvassa on esitetty yleisiä vaiheita Office-dokumentin muunnoksesta pdf-muotoon:

Tarvitseeko sinun organisaatiosi apua saavutettavien dokumenttien tuottamiseen? Ota yhteyttä, autamme mielellämme!
info@avu.fi
044 2412 596

Lisätietoja aiheesta: Analyze PDF files and add enhancements to make documents accessible to all users

Lue myös:
Saavutettava Word-dokumentti: 10 käskyä
Näin teet saavuttamattoman Word-dokumentin
Saavutettavat dokumentit