Viisi vinkkiä tehokkaaseen Teams-keskusteluun

Tiimi voi viestiä tehokkaasti Teams-palvelussa oman tiiminsä keskustelutoiminnolla eli Conversation-ominaisuudella.

Keskustelu onnistuu tiimin jäsenten välillä ajasta ja paikasta riippumatta, kun noudatat – ja muutkin noudattavat – näitä vinkkejä:

1. Käytä otsikoita.
   – Napakka ja selväsanainen otsikko kertoo keskustelun aiheen.
   (Älä koskaan otsikoi “Ajankohtaista”, “Tärkeää” tai “Huomioi tämä!”.)
   – Jos haluat ihmisten toimivan, lisää kehote jo otsikkoon.
   – Älä käytä otsikossa suuraakkosia. Ne eivät paranna asian huomioarvoa eivätkä luettavuutta.
2. Merkitse ihmisiä.
   – Kiinnitä valikoitujen ihmisten huomio tägäämällä. Käytä @-merkkiä ihmisten merkitsemiseen.
   – Älä merkitse kaikkia tiimiläisiä kaikkiin keskusteluihisi, vaan tunnista aiheelle olennaiset kontribuuttorit.
3. Rakenna keskusteluketjuja.
   – Ennen kuin aloitat keskustelun, tarkista haulla, onko aihetta jo käsitelty.
   – Käytä Vastaa- eli Reply-toimintoa saman keskustelun jatkamiseen.
4. Liitä keskustelu asiayhteyteen.
   Lisää keskusteluun linkkejä tai tiedostoja, jotta viestintä keskittyy käsillä oleviin asioihin.
5. Korjaa virheesi.
   Teams-keskusteluun tulleita kirjoitusvirheitä voi korjata tai kesken jääneitä ajatuksia täydentää jälkikäteen kolmen pisteen takaa editoimalla. Älä kuitenkaan koskaan muuta alkuperäistä ajatustasi tai riko alkaneen keskustelun teemaa tai sävyä, sillä se rikkoo keskustelun ja vie luottamuksen.
   

Näitä vinkkejä noudattamalla Teams-keskustelun hyödyt ovat ilmeiset:

Teamsissa pystyy viestimään ajasta ja paikasta riippumatta ja korvaamaan sähköpostiviestien tulvaa. Teamsin keskustelussa ovat täsmälleen oikeat henkilöt eli kyseisen tiimin jäsenet. Teams-keskustelu kiinnittyy muuhun työskentelyyn, sillä tiimin muukin aineisto ja tekeminen ovat samoilla kanavilla. Teams-keskustelua voi myös rikastaa muun muotoisella sisällöllä eli linkeillä, kuvilla, videoilla jne.