Organisaation dokumenttimallit on usein tehty palvelemaan brändiä ja visuaalista ilmettä. Dokumenttimallin avulla voidaan myös varmistaa tiedostojen saavutettavuutta.
Saavutettavuuden kannalta olennaista on tehdä Word-dokumenttimalliin oikeanlaiset kappaletyylit, joilla hallitaan sisältöjen ulkonäköä ja muita ominaisuuksia. Merkittäviä ovat varsinkin leipätekstissä käytettävä normaalityyli, eritasoisissa otsikoissa käytettävät otsikkotyylit ja luettelomerkityt tai numeroidut luetelmat, sillä ne vievät kooditiedon mukanaan myös mahdollisiin PDF-tiedostoihin.
Kun organisaatiolla on käytössään dokumenttimallit erityyppisten tiedostojen tekoon, ihmisten ei tarvitse itse muokata Wordin oletuspohjia halutun näköisiksi tai selvittää saavutettavuuden yksityiskohtia. Kun dokumenttimallien käyttö on ohjeistettu, työntekijä voi dokumentin pintatason pohtimisen sijaan keskittyä laadukkaan sisällön kirjoittamiseen.
Dokumenttimalleja moneen tarkoitukseen
Tyypillisesti organisaatiossa tuotetaan erilaisia dokumentteja esim. asiakasviestintään tai toiminnan tuloksista kertomiseen. Ja tyypillisesti – jos kyseessä ei ole markkinointitarkoituksiin tehty painotuote – oman alansa asiantuntijat tuottavat tiedostoja osana kiireistä arkeaan. Tällöin on kätevää, kun tiedostojen rakenteet ja ulkoasut on mietitty valmiiksi ja dokumenttimallissa on paikat tai jopa automatiikka määrätyille sisällöille. Kaikista työpapereista ei tule asiakirjoja, mutta osa lopullisista aineistoista on tehtävä jo lain mukaan saavutettaviksi.
Muistio- tai pöytäkirjapohjat auttavat asiakirjojen tuotannossa niin että niissä on valmis ohjaus muodollisesti tarvittaviin sisältöihin. Suunnitelma- tai raporttipohjat helpottavat pidempien dokumenttien tuotantoa tarjoamalla mm. kansilehden, sisällysluettelon, otsikkorakenteen, ylä- ja alatunnisteet, perustekstin, kuvatekstit, taulukot, luettelokappaleet tai erottuvat lainaukset. Kaikki nämä tyylit muuten löytyvät Wordin oletusmalleista, mutta ne eivät välttämättä ole organisaation visuaalisen ohjeistuksen mukaisia eivätkä edes saavutettavia. Määrämuotoista asiakasviestintää tehdään usein sähköisillä kirjeillä, ja myös niissä on varmistettava, että olennaiset tunnistetiedot tai esim. organisaation yhteystiedot ovat myös ruudunlukijoiden saatavilla.
Ohjeet kertovat dokumenttimallien oikean käytön
Pelkkä tyylien hyödyntäminen tai helppokäyttöisyyden tarkistus ei kuitenkaan varmista dokumenttien saavutettavuutta. Sisällöntuotannossa pitää ottaa huomioon tiettyjä asioita: mm. värien kontrastit, linkkien ulkoasu tai taulukoiden rakenne. Näiden oikea käyttö varmistetaan ohjeistuksella. Me Avussa olemme tehneet paljon dokumenttimalleja useille organisaatioille ja olemme nähneet, millaisia käytännön kysymyksiä ihmisillä on saavutettavuuden suhteen. Me myös korjaamme dokumentteja, joissa saavutettavuutta ei ole osattu ottaa huomioon. Näin ollen osaamme myös ennakoida saavutettavuusvirheiden paikat ja ohjeistaa välttämään niitä jo etukäteen.
0 kommenttia “Saavutettava Word-dokumenttimalli antaa ihmisen keskittyä sisällöntuotantoon”