Avun asiantuntijat ovat kouluttaneet Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöä tuottamaan saavutettavia Office-tiedostoja. Saavutettavuuskoulutukset aloitettiin keväällä 2020, ja niiden sarja jatkui syksyllä. Valmennus koostui luentotyyppisistä koulutuksista ja niihin liittyvistä klinikoista, joissa käsiteltiin käyttäjien omia dokumentteja ja etsittiin ratkaisuja saavutettavuuteen liittyviin ongelmiin.
Verkossa toteutettaviin koulutuksiin osallistui toistasataa henkilökunnan jäsentä, lähinnä hallinnosta.
Koulutuksien tueksi Avu oy:n asiantuntijat pitävät Hämeenlinnan kaupungin Teamsissa myös saavutettavuuteen liittyvää etäohjausta: käyttäjät toivat omia dokumenttejaan kanavalle, ja kysymyksiin vastattiin niin, että tieto tuli kaikkien käyttöön.
Hämeenlinnan kaupungin hallintopäällikkö Niina Kuusela toteaa: – Koulutuksen tavoite on tuottaa sähköisesti laadukkaita, saavutettavia asiakirjoja kuntalaisille. Saavutettavuuskoulutuksella haluamme varmistaa henkilöstön osaamisen.
Teamsin käyttö tuo saavutettavuuden arjen työhön
Saavutettavien Office-dokumenttien koulutus järjestettiin verkossa Hämeenlinnan kaupungin Teams-palvelussa. Teoria-alustukseen ja käytännön esittelyyn perustuvia koulutuskertoja oli keväällä kaksi, ja niitä täydennettiin niin ikään verkossa toteutettavilla klinikoilla. Klinikoilla käytiin yksityiskohtaisemmin läpi käyttäjien omia dokumentteja, jotta saavutettavuuteen liittyviä ongelmia saatettiin korjata aidosta aineistosta.
Verkkotoimittaja Kaisa Paavilainen Hämeenlinnan kaupungin viestinnästä on tyytyväinen Teamsin käytöstä koulutuksen alustana. – Tässä on tullut samalla kertaa opittua niin saavutettavuuteen kuin tiimityöskentelyyn liittyviä uusia taitoja. Oman Teamsin hyödyntäminen sitoo koulutukset ja klinikat arkeen toisella tavalla kuin ulkopuolisella alustalla kertaluonteisesti toteutetut teorialuennot.
Saavutettavat pohjat ja ohjeet helpottavat työtä
Avu muokkasi samassa yhteydessä Hämeenlinnan kaupungin Word-mallin saavutettavaksi ja tuotti ohjeet sen oikeanlaiseen käyttöön. Avu auttoi myös PowerPoint-pohjan korjaamisessa ja teki ohjeistuksen mallipohjan käytöstä.
– Kun tiedostot tehdään alun alkaen saavutettaviksi, korjattavaa ei jää julkaisemisen loppupäähän. Yksinkertaisista dokumenteista saadaan hyvinkin saavutettavia oikeilla malleilla ja oikeilla toimintatavoilla, sanoo Avun kouluttaja, teknisen saavutettavuuden asiantuntija Mirlinda Kosova-Alija.