Microsoftin Office-ohjelmissa on paljon sisäänrakennettuja ominaisuuksia, jotka auttavat tekemään saavutettavia tiedostoja. Wordillä pystyy tekemään helppokäyttöisiä ja teknisesti oikein toimivia tiedostoja, kun käyttää hyödyksi mm. kappaletyylejä ja helppokäyttöisyyden tarkistustyökalua.
Kappaletyylit määrittävät tekstin ulkoasun
Kappaletyylit ovat yksi Wordin perusominaisuus, joilla varmistetaan tekstin ulkoasun yhtenäisyys. Kappaletyyli – nimensä mukaisesti – määrittelee koko kappaleen tekstin ominaisuudet: mm. fontin, sen koon ja värin, sarkaimet, sisennyksen, numeroinnin, kirjain- ja rivivälin sekä kielen. Kappaletyylillä saadaan nopeasti ja helposti määriteltyä tai muutettua isojenkin tekstimassojen ulkomuotoa.
Olennaiset kappaletyylit saavutettavuuden kannalta ovat leipätekstissä käytetty normaali tyyli, eritasoiset otsikkotyylit ja luettelokappaleet. Nämä ovat erityisen tärkeitä, jos dokumentti viedään PDF-muotoon, sillä ne luovat PDF-tiedoston koodin.
Oikein määritelty normaalityyli on ihmissilmälle selkeä ja miellyttävä. Siinä on helposti hahmotettava päätteetön fontti, joka on riittävän kokoinen (suositus 11-12 pt) ja jossa ei ole hahmotusta vaikeuttavaa tiivistystä tai harvennusta kirjainten välissä. Fontti myös erottuu taustasta, kun tummuuskontrasti on riittävä. Oikein valittu riviväli on ilmava (suositus 1,5), ja kappaleiden välissä oleva tyhjä tila erottaa kokonaisuuksia toisistaan ajatuksellisesti ja visuaalisesti. Tyhjä tila kannattaa määritellä kappaletyyliin, ei lyödä ylimääräisiä entereitä.
Otsikkotyylit tekevät dokumentille rakenteen. Jokaisessa saavutettavassa dokumentissa pitää olla vähintään yksi ensimmäisen tason otsikko (Wordin oletus Otsikko 1). Otsikkotasoja voi olla enemmänkin dokumentin sisällön jäsennyksestä ja pituudesta riippuen. Saavutettavuuden kannalta on tärkeää, että otsikkotasoja käytetään oikeassa järjestyksessä: ykköstason alla on kakkonen, vasta sitten kolmonen ja tämän jälkeen nelonen (harvoin tarvitaan tätä useampaa tasoa). Saavutettavassa dokumentissa otsikoita ei ole valittu ”kivan” ulkoasun perusteella vaan niitä on käytetty loogisesti. Oikein merkityillä otsikoilla voi tehdä dokumenttiinsa myös automaattisen sisällysluettelon.
Luettelokappale ilmoittaa, että kyseessä on lista. Lista voi alkaa jollain luettelomerkillä (esim. ”ranskalainen viiva”) tai luettelo voi olla numeroitu. Numeroitua luetteloa käytetään silloin, kun asioiden järjestyksellä on merkitystä. Automaattinen numerointi pitää luvut järjestyksessä, ja Wordissä voi valita, jatketaanko uudessa luetelmassa edellisen numerointia vai aloitetaanko numerointi alusta.
Saavutettava dokumenttimalli auttaa käyttäjää
Monilla organisaatioilla on käytössä dokumenttimallit, joissa on otettu huomioon brändinmukainen visuaalinen ilme sekä saavutettavuus. Tällaisia malleja käyttämällä ihmiset voivat keskittyä olennaiseen eli sisällöntuotantoon eikä aikaa tarvitse (eikä saa) käyttää ulkoasun pohtimiseen.
0 kommenttia “Oikein tehty Word-dokumentti voi olla saavutettava ”