Suomalainen standardi asiakirjan asettelusta on uusittu. Vanha malli perustui tulostettavaan A4-paperiin – uusi malli ottaa huomioon digitaalisen käytön ja saavutettavuuden.
Asiakirjoja voivat olla esim. kirjeet, sopimukset, tilaukset, tarjouspyynnöt, tarjoukset, lausunnot, muistiot ja raportit. Standardia noudattamalla helpotetaan ja nopeutetaan – edelleenkin – asiakirjan laatimista, lukemista ja käsittelyä. Standardissa kuvataan asiakirjan vakioasettelu eli yleinen ilme sekä määritellyt paikat oleellisille tiedoille.
Vanhan ja uuden mallin välillä on eroja. Vanha asettelu oli vuodelta 2007, uusi SFS 2487:2024 julkaistiin tänä vuonna. Seuraavassa taulukossa esittelen mielestäni olennaisimmat muutokset.
| Vanha | Uusi |
| Asiakirjan perusmetatiedot ylätunnisteessa (esim. laatija, organisaatio, asiakirjatyyppi, tunnus, luottamuksellisuus, päiväys). Ylätunnisteessa myös lisämetatiedot (esim. versio- tai liitetieto). | Perusmetatiedot asiakirjan sisältöosassa yhtenä alueena, toistetaan ylätunnisteessa toiselta sivulta eteenpäin. Lisämetatiedot sisältöosassa omana alueenaan. |
| Organisaation yhteystiedot alatunnisteessa | Yhteystiedot asiakirjan sisältöosan lopussa, lisäksi voivat olla alatunnisteessa |
| Leipätekstin sisennys 4,6 cm, jolloin rivin pituus n. 13 cm. | Leipätekstin sisennys 2,3 cm, jolloin rivin pituus n. 16 cm. Pidemmän rivin luettavuutta tuetaan asettelun väljyydellä. |
| Riviväli 1 | Riviväli 1,1 — 1,2 |
| Asiaotsikko lihavoitu | Pääotsikko lihavoitu, isompi kirjasinleikkaus eli fonttikoko, toteutus kappaletyylillä. Alaotsikoiden käyttö ja niiden toteutus visuaalisesti ja ohjelmallisesti. |
| Ohjeistus saavutettavien taulukoiden, kuvien, kaavioiden ja luetteloiden käyttöön. | |
| Alue sähköiselle allekirjoitukselle. |
Kaiken kaikkiaan uusi malli on aiempaa väljempi. Se ottaa myös saavutettavuusvaatimukset huomioon. Standardissa muistutetaan käyttämään “ohjelmallista muotoilua” eli tekstinkäsittelyohjelmien kappalemalleja ja automaattisia muotoiluja esim. manuaalisten kappale- tai sivunvaihtojen sijaan. (Käytännössä siis ilmavuutta ei rakenneta enterin painalluksilla vaan kappaletyylejä muotoilemalla.)
Kun organisaatiolla on käytössään yhteiset, standardin mukaiset ja saavutettavat asettelumallit, jokaisen työ helpottuu ja nopeutuu. Kaikki dokumentit eivät tietysti ole asiakirjoja, mutta yhtenäiset ja brändinmukaiset mallit vapauttavat ihmisen tuottamaan sisältöä, ei kikkailemaan kirjasimilla, lisäilemään logoja tai vaihtelemaan välistyksiä.
0 kommenttia “Suomalainen asiakirjastandardi uusittu”